เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM Tools)
1. ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice-CoP) เป็นเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการ เกิดจากความใกล้ชิด ความพึงพอใจ ความสนใจและพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน ลักษณะที่ไม่เป็นทางการจะเอื้อต่อการเรียนรู้และการสร้างความรู้ใหม่ๆ มากว่าโครงสร้างทีเป็นทางการ
2. การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring Programs) เป็นวิธีการพัฒนาความสามารถพนักงาน ซึ่งส่วนมากจะมุ่งเน้นที่พนักงานใหม่ที่จำเป็นต้องมีการสอนงานอย่างรวดเร็ว เพื่อสามารถปฏิบัติงานได้ในเวลาอันสั้น โดยการมอบหมายให้พี่เลี้ยงเป็นผู้แนะนำและสอนวิธีการทำงานให้
3. การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Review-AAR) คือ การอภิปรายเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อทบทวนว่าเกิดอะไรขึ้น ทำไมจึงเกิด จะรักษาจุดแข็งและปรับปรุงจุดอ่อนอย่างไร ส่งผลให้ทีมและสมาชิกได้เรียนรู้จากทั้งความสำเร็จและความล้มเหลว
4. การเสวนา (Dialogue) การทำ Dialogue เป็นการปรับฐานความคิด โดยการฟังจากผู้อื่นและความหลากหลายทางความคิดที่เกิดขึ้น ทำให้สมาชิกเห็นภาพที่ใกล้เคียงกัน หลังจากนั้น เราจึงจัดประชุมหรืออภิปรายเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อยุติต่อไปได้โดยง่าย และผลหรือข้อยุติที่เกิดขึ้นจะเกิดจากการที่เราเห็นภาพในองค์รวมเป็นที่ตั้ง
5. ฐานความรู้บทเรียนและความสำเร็จ (Lesson Learned and Best Practices Databases) การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรได้มีการจัดเก็บองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์ ทั้งในรูปแบบของความสำเร็จ ความล้มเหลวและข้อเสนอแนะในเรื่องที่สนใจ โครงการ หรือกลุ่มที่ปรึกษา ตัวอย่างที่กล่าวมานี้เป็นการจัดการองค์ความรู้ในองค์กรในช่วงยุคต้นๆ ของการจัดการความรู้ การที่มีศูนย์กลางความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ ทำให้พนักงานทั้งองค์กรสามารถเข้ามาเรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญได้โดยตรง หากเราสามารถดำเนินการได้ดี ฐานองค์ความรู้นี้จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการองค์ความรู้ในองค์กร
6. แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence-CoE) เป็นการกำหนดแหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence) หรือทราบว่าจะสามารถติดต่อสอบถามผู้รู้ได้ที่ไหน อย่างไร (Expertise Locators) จึงเป็นอะไรที่มากกว่ารายชื่อผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้าน
7. การเล่าเรื่อง (Story Telling) เรื่องราวที่บอกเล่าทำให้ผู้ฟังเข้าไปร่วมอยู่ในความคิด มีความรู้สึกเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของเรื่องที่เล่า มีความต้องการที่จะหาคำตอบเพื่อแก้ปัญหาเรื่องราวและความคิดต่างๆ ในเรื่องที่เล่านั้นกลายเป็นของผู้ฟัง ผู้ฟังมิใช่เป็นเพียงผู้สังเกตภายนอกอีกต่อไป
8. เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) เป็นการประชุมซึ่งเชิญสมาชิกจากทีมอื่น มาแบ่งปันประสบการณ์ ความรู้ ความเข้าใจให้แก่ทีมซึ่งต้องการความช่วยเหลือ ผู้ที่ถูกเชิญมาอาจจะเป็นคนที่อยู่ในองค์กรอื่นก็ได้
9. เวที ถาม-ตอบ (Forum) เป็นอีกหนึ่งเวทีในการที่เราสามารถโดยคำถามเข้าไป เพื่อให้ผู้รู้ที่อยู่ร่วมใน Forum ช่วยกันตอบคำถามหรือส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญอื่นช่วยตอบ หากองค์กรมีการจัดตั้ง ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice-CoP) หรือมีการกำหนด แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence-CoE) แล้ว คำถามที่เกิดขึ้นสามารถส่ง/ยิงเข้าไปใน Forum ซึ่งอยู่ใน CoP หรือ CoE เพื่อหาคำตอบ ในลักษณะ “Pull Information”
10. อื่นๆ (Others)
ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice-CoP)
– เปนกลุมคนที่มารวมตัวกันอยางไมเปนทางการ มีวัตถุประสงคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรูและสรางองคความรูใหมๆ
– มาจากคนที่อยูในกลุมงานเดียวกันหรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งรวมกัน
– ซึ่งความไววางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยนขอมูลความรูระหวางกันจะเปนสิ่งที่สําคัญ
– จะมีความแตกตางจากการจัดตั้งทีมงานเนื่องจากเปนการรวมกันอยางสมัครใจ
– ควรมีการบันทึกสิ่งที่เรียนรูระหวางกัน
– ใหแรงจูงใจหรือรางวัลสําหรับสมาชิกที่ใหความรวมมือและแลกเปลี่ยนเรียนรูเพื่อเปน ตัวอยางแกคนอื่นๆตอไป
– รวมทั้งควรสงเสริมให CoP มีการเติบโตและขยายตัว
การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring Programs)
– เปนวิธีการถายทอดความรูแบบตัวตอตัว
– เปนวิธีการหนึ่งในการสอนงานและใหคําแนะนําอยางใกลชิด
– นอกจากจะใหคาปรึกษาในดานการงานแลว ยังเปนที่ปรึกษาในเวลามีปญหาหรือสับสน
– ที่สําคัญพี่เลี้ยงจะตองเปนตัวอยางที่ดีในเรื่องพฤติกรรมจริยธรรม และการทํางานใหสอดคลองกับความตองการขององคกร
การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Review-AAR)
เปนกิจกรรมที่ใชทบทวนหรือประเมินผลของกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ(CoP) ในแตละครั้งวามีจุดดีจุดดอย รวมทั้งโอกาสและอุปสรรคอยางไรในการทํา CoP เพื่อเปนขอมูล ในการปรับปรุงการทํา CoPในครั้งตอไปใหดขึ้น รวมทั้งเปนการเปดโอกาสใหสมาชิกในกลุมไดเสนอแนะขอคิดเห็นตางๆเพื่อการปรับปรุงการทํา CoP ใหสอดคลองกับเปาหมายของกลุมและเปาหมายของสมาชิก
การเล่าเรื่อง (Story Telling)
ฐานความรู้บทเรียนและความสำเร็จ (Lesson Learned and Best Practices Databases)
ฐานความรู (Knowledge Bases)
– เปนการเก็บขอมูลความรูตางๆ ที่องคกรมี ไวในระบบฐานขอมูล
– สามารถเขาถึงขอมูลไดตลอดเวลาผานระบบอินเทอรเน็ต อินทราเน็ต
หรือระบบอื่นๆ ไดอยางสะดวกรวดเร็วและถูกตอง
– ควรคํานึงถึงความพรอมของโครงสรางพื้นฐานเพื่อสนับสนุนระบบ
เทคโนโลยีสารสนเทศดวย
เวที ถาม-ตอบ (Forum)
–จัดการประชุมหรือกิจกรรมอยางเปนกิจลักษณะอยางสม่ำเสมอ
–เชนการสัมนา และการประชุมทางวิชาการ
อื่นๆ (Others)
- สมุดหนาเหลือง (Yellow Pages)จะเหมือนกับสมุดโทรศัพทหนาเหลืองที่เราคุนเคยกัน
– สรางความเชื่อมโยงระหวางคนที่ตองการใชขอมูลกับแหลงขอมูลที่มี
– แหลงที่มาของความรู ประเภทของความรูและผูเชี่ยวชาญในแตละดานขององคกรรวมถึงขอมูลสวนบุคคลที่สําคัญ
- การจัดตั้งทีมขามสายงาน(Cross-Functional Team)
– เปนการจัดตั้งทีมเพื่อมาทํางานรวมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
– การแลกเปลี่ยนหรือถายทอดความรู้ระหวางทีมจะทําใหเกิดการเรียนรูระหวางกันมากขึ้น
– หัวหนาทีมควรมีการสรางบรรยากาศที่ดี
– ควรมีการจดบันทึกหรือรวบรวมความรู้ที่เกิดขึ้นในระหวางที่มีการพบปะแลกเปลี่ยนความรูระหวางกันไวดวย
วิธีการจัดการความรู้
กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน
1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร
2. การสร้างและแสวงหาความรู้ เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีที่เป็นความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีที่เป็นความรู้ฝังลึก (Tacit Knowledge) จัดทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
7. การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น